Cómo hacer un presupuesto de diseño UX

Para complementar la pregunta de un miembro de mi servidor de Discord escribo este post para explicar cómo hacer un presupuesto de diseño UX. Voy a responder con mi “receta” porque cada proyecto tiene sus matices.

Aquí te cuento lo que hago yo, después de más de 30 años diseñando productos digitales. Mis palabras no son la biblia, ok? No quiere decir que tú tengas que hacerlo igual, pero sí te puede ahorrar dolores de cabeza, malentendidos y dinero.

Define todo desde el primer día

Antes de poner un número sobre la mesa necesitas entender qué quiere realmente el cliente.

Pregunta por los objetivos, por quién usará el producto y por las razones detrás del proyecto. Esa información te marcará la dificultad, el tiempo y el coste real.

Luego crea un esquema completo de todo lo que implica el trabajo: investigación, arquitectura, wireframes, UI, prototipo, test, documentación… Incluye incluso tareas pequeñas, porque también consumen tiempo.

Y deja por escrito los entregables. los wireframes, prototipos simples y complejos, informes, mockups, lo que sea.

Esto ayuda a que el cliente entienda el valor real y permite asociar cada entregable a un plan de pagos claro.

Deja escrito hasta el último detalle

En el presupuesto debe aparecer todo, lo que harás, lo que no harás, lo que entregas, lo que queda fuera y cómo se gestionarán los cambios.

Evita frases ambiguas como “haré una home”, en su lugar, estructura: «haré una home con estos apartados, estos componentes y este contenido».

Atenti, si después de firmar aparece algo nuevo, lo cobras aparte.

Esto lo tienes que explicar desde el primer documento para evitar malentendidos.

Calcula horas, servicios y costes

Desglosa todas las tareas y calcula cuántas horas necesitarás.

Suma licencias, APIs, herramientas y cualquier servicio adicional que uses.

Te doy un ejemplo real, un cliente que en su momento me pidió integrar un mapa interactivo en su web. El tipo de mapa que necesitaba requería una API externa.

En el presupuesto añadí: coste de API + horas de integración + testing. Si no lo hubiese hecho, habría perdido dinero.

Añade un margen de contingencia

De verdad, no exagero, casi siempre todos los proyectos tienen imprevistos: reuniones extra, cambios de última hora, nuevos stakeholders.

Añadir un 10–20% de margen no es inflar el presupuesto, es proteger tus horas y tu energía.

Divide el proyecto en fases claras

Organiza el proyecto por bloques: investigación, arquitectura, wireframes, UI, prototipo, documentación final.

Cada fase se valida, se firma y se paga antes de pasar a la siguiente.

Otro ejemplo: un proyecto SaaS… los retrasos de feedback eran constantes.

Si no hubiese dividido el trabajo en fases, habría trabajado meses sin cobrar, literal.

Asegura un pago inicial

Esto te parecerá raro si estás empezando, pero es otra “ley”, al menos para mí.

Tú decides si es un 10”, un 20%, 30% o 50%.

No es desconfianza, eres un profesionalidad y lo tienes que demostrar.

Si el cliente valora tu trabajo, no te pondrá pegas, lo asumirá sin problema.

Cobra las horas de análisis

Hay proyectos que exigen revisar pantallas, hacer auditorías o investigar antes de presupuestar, ese análisis también es trabajo.

Puedes descontarlo después si quieres, pero no regales nunca tu tiempo.

Esto es un tip que me enseñó un mentor y es “oro”, de verdad, cobra los análisis cuando te lleven tiempo real de tu parte.

Ts horas «culo-silla» hay que pagarlas.

Firma todo para trabajar con tranquilidad

Tú y tu cliente debéis firmar lo que se hará, en un documento simple, un correo formal o firma digital.

Pero pls, deja constancia de todo para evitar sorpresas.

Revisa todo antes de entregarlo

Importante, cuando tengas el presupuesto listo, revísalo con calma, usa la IA si hace falta para que “sus ojos” vean cosas que se te puedan estar pasando.

Comprueba que no falte nada, que no haya duplicados y que todo esté explicado con claridad.

Un presupuesto bien escrito transmite profesionalidad y reduce muchísimo el ida y vuelta.

Transparencia total

Otra cosa importante: explica de manera sencilla de dónde salen tus cifras: horas, entregables, herramientas, licencias, fases y análisis.

Cuando el cliente entiende tu método, desaparecen muchas dudas.

No hace falta un texto largo, basta con hablar con naturalidad, como lo harías con un compañero.

Tu transparencia genera confianza y te diferencia de quienes improvisan o tiran precios sin explicar nada.

Si te puedo dar más información sobre estos puntos o sobre algún tema relacionado dímelo.

Y de verdad, que te salga ese proyecto!